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❷ <<杠桿思考術>>讀書筆記
杠桿思考術是一種自我投資。所謂的投資是指，你事先做的一些事在一段時間之後得到回報。本書所建議的「自我投資」，也就是說在每天被工作壓得喘不過氣來的生活中，停止腳步專注自己。
就像運動員為了贏得比賽所做的訓練一樣，商業人士要想在工作上有所收獲，就要自我投資。也就是投資「勞力資產」、「時間資產」、「知識資產」、「人脈資產」，這些都稱為「個人資產」。
每天忙著工作而沒有收獲的人，沒有意識到資產是要系統地建構的。
個人資產的創造如果只能適用於自己任職的公司，這是很危險的，以往完全不需要英語的公司被外資並購後，英語就變成重要的個人資產，這種案例也是存在的。
明確描繪出目標的最大好處在於培養自我選擇能力。你必須知道，對自己而言什麼是重要的什麼是不重要的；不做畫蛇添足的事，不浪費時間、勞力、金錢。
機會對每個人都是平等的，察覺到或察覺不到，只和你有無明確地描繪出目標有關。
在杠桿思考術上，還有一個重要的要素，就是「身體力行，也就是積極主動」。不管做什麼，積極主動去做和被迫(也就是被動性地)去做，結果大不相同。
無意識地著眼於小事，就如同有意識地不著眼於大事，是同樣的道理。——史蒂芬·柯維
「該如何做才能沒有顧慮而有所行動呢？」「才能把事情持續下去呢？」「才能夠發現捷徑走下去呢？」通過思考並實踐這些問題獲得收益，就是勞力的杠桿效益。
首先， 在運用勞力的杠桿效益上，重要的方法是「建構化」。不管是誰都曾有工作進展順利的經驗。然而，能夠回想為什麼進展順利，並將其建構起來的人似乎並不多。如果不將其建構起來，那麼，就變得完全依賴個人直覺，連自己也不知道為什麼工作進展如此順利，為什麼能盡早完成。就這樣結束，太可惜了。 因為沒有重現性，所以每次都必須重復思考讓工作進展順利的做法。如果將進展順利的方法建構起來，那麼，不是誰隨時都能讓方法「重現」。
看看工作進展順利的人，他們都是無意識地進行著良性循環，一言以蔽之，就是習慣化。
掌握成功的關鍵要素，也就是「KSF」（Key Success Factor），你必須具備能看清「KSF」的能力。
如何具備發現「KSF」的能力呢？ 關於這點，具備一定的經驗是非常重要的。即從一定的工作經驗中學習，以具備發現「KSF」的能力。把時間投資在思考「現在正在進行的工作，其『成功關鍵』在哪裡」這個問題上，弄清楚之後再開始工作。
找尋「KSF」的其他手法如下：調查前例。請教工作進展順利的前輩等。從商業書下手來學習。
人類改變的方法只有三種：一是改變時間分配；二是改變居住場所；三是改變交往的人。只有在這三個要素下，人類才會改變。最沒有意義的是，「下定新的決心」。——大前研一
不管書讀得多麼快，但如果不充分理解、無法運用在實踐上，也是沒有意義的。
如果沒有明確的目標，就沒辦法選擇「該做的」、「不做也行」的工作。
盡管那些不做也行的工作很多，但自己往往察覺不出來。結果導致時間也浪費了，花了勞力反而沒能收獲成果。
有人感嘆工作時「縱使在做，也無法洞察先機」或「看不到結果」。這樣的人就是用堆積的方式在工作。如果用俯瞰倒推的思考模式來做事的話，就會知道做事的目的、應該收獲的成果，並為對此該做什麼，而有所行動。由於不會去做無法收獲成果的事，所以也不會積累壓力。
做時間的分配就是時間配置，這和資產配置一樣。就和考慮如何使用手邊的金錢一樣，考慮如何配置自己的24小時。
我把時間分為四大類：一是自我投資，即「輸入」時間。對我而言，就是指與人會面的時間、讀書的時間等。二是「輸出」的時間。三是吃飯睡覺等「生活」時間。四是「私人」的時間。接下來，把一天24小時分配在這四大類別中。
如果像這樣分配時間的話，那麼考慮的方向就會從做這件事要花個小時轉變成在這段時間內做這件事。
反過來說，如果沒有時間分配，就會完全把時間花在當天所要完成的事情上。
時間和金錢一樣。做出時間分配並限制使用，然後確定自我投資時間，這樣就能夠利用社剩下的時間來做事。
「因為有時間，所以成果無法達成。因為沒有時間，所以收獲成果。」
剝奪自由時間來工作，就是減少花在自我投資上的時間。如此一來，就變成了固定花費的時間增加。這樣做的結果是不管做什麼時候都不會變輕松。
有研究顯示，睡眠時間是90分鍾的倍數比較好。
應該早點徹底地學會電腦知識。如果沒有幾種技術上的知識，則會持續使用低效的勞動方式。 「Google」等的使用法，有必要花一定的時間去學，這就是投資。
對知識的投資並不是單純的用功讀書。因為終究是投資，所以讀書是為了得到回報所做的一種行為。必須經常對追求回報的「ROI（投資報酬率）」有所意識。
像過去那樣，沒有一定年限的經驗就無法獨當一面發的狀況不存在了。利用學習技能訣竅等，努力縮短邁向獨當一面的時間，藉此，就能夠加快成長的速度了。
你會了解到，要在有限的時間內收獲成果，最好的做法是學習別人。
在把別人經驗當做範本時，重要的是，拿和自己類型相似的人的做法來作參考，而不是胡亂選擇學習對象。
首先，我把時間花在和自己類型相似的人的體驗記中，學習其成功的方法，然後加以實行。
那麼，有什麼可以作為學習先例的方法呢？我把它分成下列三類：① 媒體所建立的系統（書籍、報紙、雜志 、電視等）② 學校、研討會、函授教育所建立的學校（以表現不錯的實例作為基礎，為了將此傳授他人，因而將這些實例歸納起來）③ 根據他人經驗、做法所建立的系統（公司里的前輩、同事、其它企業的做法等）
讀書是自我投資。商業書的價格平均是1500日元。如果將從這1500日元的書中學到的東西，活用在商場上的話，則產生的回報是你原先付出的100倍。 作者數十年的努力、嘗試摸索的軌跡被完整歸納整理在一本書里，而讓讀者在幾個小時內就能理解。這只要1500日元就能得到，是相當便宜的。
一邊閱讀一邊模擬如果是我的話，會怎麼做？這樣，點子就會源源不斷地湧出。把這些點子寫進書本空白處。
重要的是，把從書里得到的技能訣竅集結在杠桿效益筆記里，反復去讀，就逐漸能夠像直覺反射動作一樣表現出來，藉由實踐而一一活用起來。 只是閱讀不實踐，就是到此為止；只是做「輸入」的動作，只不過是自我滿足，當然不會產生杠桿效益。如何「輸出」才是勝負的關鍵。
讀書的本身並不重要，如何實踐資料，以便對自己有所幫助，才是重要的。靠著行動，而使智慧提升，選擇也增多。進而，把它轉換成金錢，也是重要的。
雜志、電視、網路等是書以外的媒介。它們的讀法和商業書的杠桿閱讀術一樣，閱讀之前下一點功夫，從雜志裡面拾取對自己必要的資料。換句話說，就是要積極主動地去讀它。讀後，把它留在杠桿效益筆記中，逐漸加以活用。
然而，只知道先例還是不能安心。也就是說，從投資來看，要能把這多餘的勞力用在「對於吸收到的知識，如何把它當做知識資產加以活用？如何運用杠桿效益？」上。
然而，真正的問題並不是在於失去「客戶」，而是面對「失去」，公司里彌漫著「沒辦法「、」放棄「的氛圍。
說的問題點，一言以蔽之，就是當事者的意識薄弱。所謂當事者的意識，並不是批評，而是經常想「如果是我的話，該做什麼？」「如果是我的話，如何做？」批判別人的行為，並非只是要求，如果要批評的話，一定要提出替代方案，發表自己的做法，加以實行。
杠桿效益筆記是指，讀了書之後，挑出對解決自己的問題似乎有益的資訊，並加以歸納整理出來的東西。由於能達到人生目標的資訊、能解決問題的等被挑了出來，所以它就像是自己的人生攻略本一般被出來。
重要的是，你提供什麼價值給對方。而且，重點不在於你認識誰，而是誰認識你。
建立人脈要用長時間來衡量，它並非短期而是長期投資。短時間的交往不僅沒辦法建立彼此雙贏的關系，也無法長久持續發展。因此要以5年、10年、20年，這種長時間來衡量。此外，和今後能讓自己有所成長的人、情商高的人建立人脈，是很重要的。事實上，我現在出資或是擔任職員所處的公司和老闆們，我和他們的交往時間，短則5年左右，長的可達20年。經過這樣的常年累月，彼此提升發展空間，並且隨著職位提升、處理事情的許可權變大。在這期間，持續保持人脈，由此，彼此的貢獻度當然也加大。
在接近你感興趣的人時，最初要考慮的不是他可以為我做什麼、他會介紹誰給我等自己的期望，而是要先想我能為對方奉獻什麼》如果不能有所奉獻時，就不要接近對方，而在似乎能夠付出奉獻的時機下接近對方，這樣比較好吧！
在一對一地介紹雙方時，我也會留意不只說一方的優點，而會說雙方的優點。
建立人脈的基礎在於，「你是不是對方感興趣的人」，以及投資自己並且朝著對方想見的人的方向努力。
我認為，對個人品牌形象來說，設計是非常重要的。例如，投資於名片、網頁的設計，甚至營造辦公室的形象也是其中之一。
像這樣，要構建個人品牌形象，千錘百煉的策略和加倍的努力是必要的。然而，一旦個人品牌形象建立起來，則對此有所共鳴的人就靠過來，這種情況也是有可能的。
不要一個人吃午餐、晚餐，不要只和公司內的同事一起吃飯，盡可能和鬥志高、意識強烈的人一起用餐。這些規則要在自己心中建立起來。然後，把這些人往來的時間視為重要的。這就成為一向不錯的投資，而且一邊吃飯一邊和人會面，也是一舉兩得。
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作者簡介
作者：(日本)泉正人 譯者：孫曼
泉正人，他同時經營不動產門戶網站、咖啡店等5家企業；每年讀書300本以上；經常去聽講座、上英語口語班、打高爾夫；每個月都去海外視察旅行，演講；經常在世界各國舉辦公益性講座和研討會；寫出了多本暢銷書。他1974年出生於日本橫濱，獲得麻省理工大學斯隆商學院行政管理碩士學位設立了日本最大的獨立金融教育機關——日本金融學習株式會社，與朋友共同創建了海外日本人商業網（JBN）。他著有《理財素養》《超級工作法》《金錢的大腦訓練》《成功投資力的磨練方法》等暢銷書。在日本廣受歡迎。今天，他西渡中國，專為你我提高工作效率而來。他叫泉正人。
目錄
前言
第一章 為什麼我們需要整理
第一節 整理的目的是為了提高工作效率
以「高效工作」為目的並且實踐性很強的整理術
第二節 不擅長整理，會拖事業的後腿
不擅長整理人群的常見傾向
整理不需要能力
哪些人適合讀此書呢？
只要進行整理，就不會白做功
整理的效果
多出來的時間該如何利用
整理時嘗試引進「設計規則」理念
第三節 「超級整理術」的內容
整理的對象是什麼
只要設計了規則，不需要記憶力
規則越簡單越好
趕緊開始整理吧
第二章 關於文件和辦公桌的整理
第一節 如何利用整理術創造出最好的工作環境
把時間花在找東西上很可惜
不要花費時間去記「東西放在哪裡了」
學會扔東西吧
用後歸還原位很重要
盡量不列印紙質文件
第二節 及時整理資料是為了有效利用信息
文件分為「正在辦理狀態」和「保存狀態」
「正在辦理文件」和「需保存文件」的整理方法
統一大小和形狀
把正在操作中的文件放進透明文件夾中
托盤的使用方法
重要的已辦文件用大文件夾保管
需要暫時保管的東西
第三節 使辦公桌成為舒適的工作場所
合理配置辦公桌上的空間
有時可以不收拾
第四節 關於書籍、雜志與名片的整理
已讀完的書，做好摘錄
把有用的內容剪下來後雜志就可以扔了
定期整理名片
第五節 再次弄清楚整理的目的
仔細想想整理的目的
第三章 關於電腦與電子郵件的整理
第一節 充分使用電腦的功能
這個時代，IT知識很重要
把電腦當作自己的「外腦」
把信息集中在一台電腦內
筆記本電腦里該存些什麼
用「谷歌桌面」搜索信息
第二節 管理電腦內信息時也用「超級整理術」
文件夾要大致分類
文件的命名很重要
桌面要整理清爽
為正在辦理的文件設一個文件夾放在桌面上
備份資料也要整理好以降低風險
第三節 輸入信息時也要制定規則
信息靠量取勝，應大量吸收
博客的最新信息用「RSS訂閱」收集
定期閱讀雜志收集信息
閱覽電子雜志時用別的軟體
收集信息時要確定主題
用E Memo Pad摘錄信息
用TO DO記錄需要定期回顧的信息
會議記錄的整理也應制定規則，使之更有使用價值
用「日經Telcom 21」收集報紙上的信息
第四節 郵件也用「超級整理術」迅速處理
郵件只讀一遍，然後立即回復
早回復，對方也會盡快處理
已讀郵件用分類項目進行整理
第四章 關於大腦信息的整理
第一節 忙碌時腦中一片混亂
不確定的事項太多的話，大腦容易混亂
把頭腦清空吧
第二節 把將要做的事全部記錄在TO DO上
事無大小，盡量多記錄在TO DO上
用OUTLOOK管理TO DO
第三節 爭取把工作委託給他人
將工作委託他人時的參考基準是「小時工資」
第四節 用檢查目錄進行整理會更高效
無論誰都適用的規則
第五節 開會也要設定規則
全體參會人員都應知曉會議議題
當場做好會議記錄並發送給參會人員
第六節 用規則來判斷開展一項新事業的可能性
用檢查目錄來整理新創意
第七節 規則要徹底執行並持續遵守
如何才能徹底執行並持續遵守
第八節 提高積極性的措施
第五章 關於時間的整理
第一節 用「超級整理術」改變時間的性質
時間的性質發生了變化
第二節 利用TO DO整理時間
設定定期工作任務
創意也要保存進TO DO
規則也要保存進TO DO
根據TO DO不慌不忙地開展工作
有效利用空暇時間
第三節 創造可以集中注意力的環境
一定要有「能夠努力工作」的時間段
第四節 打電話也要提高效率
第五節 不要把工作日與休息日分開考慮
後記
序言
前言
要做的工作太多，腦中亂成一團，無法集中精力干好眼前的工作。
雖然制定了工作計劃，但從沒能按計劃完成過工作。
辦公桌上亂成一團，經常找不到重要文件。
以為保存在電腦里的資料找不到了，只好重做一份。
上述這些因為一些細節而引起工作不順、浪費時間和精力的現象，估計我們誰都遇到過吧。
前些年，我也曾為這些現象苦惱過。
當時，我同時經營著三個公司，工作多得忙不過來，感覺很崩潰，有時從早上6點干到深夜12點，仍然無法完成工作任務。
其實我事先已經按照輕重緩急把要乾的事情排了序，但是後來不斷有其他工作插進來，我的腦中也亂成一團。
明明制定了工作計劃，但卻從來沒能按計劃完成過工作。
辦公桌和周圍到處都是文件，總之，腦中和身邊的環境都無法稱為「有序」。
這樣工作，我的身體很快就受不了了。因為經常硬撐著，有好幾次我甚至昏倒在辦公室里。
被工作壓得喘不過氣來的我禁不住想：
「為什麼我的工作效率這么低呢？」
「工作沒做完的原因，也許是沒有及時進行整理吧？」
然後，我給自己定了幾個目標：
嚴格執行事先制定好的工作計劃，並且一定要完成。
把自己的工作安排給部下，並且讓他們達到和自己做一樣的效果。
不把時間浪費在找東西上。
爭取安排出工作以外的自由時間。
要想實現上述目標，就要對工作進行更好的「規劃設計」。
我就是因為沒有把自己的工作和時間安排好、整理好，所以總覺得被工作追趕著，被時間追趕著，最後疲憊不堪。等我有意識地對工作進行「規劃設計」後，我發現很多工作都能按計劃完成了。
現在，我同時經營著五個公司，每天的工作都很忙，可我還能同時做到每年讀書300本以上，經常去聽講座，上英語口語會話班，打高爾夫，每個月還能去海外視察旅行、演講，這些都算是為自己充電吧。總之，我有了更多的自由時間可以做自己想做的事。
經營企業也是這樣，我使用了「超級整理術」後，我的員工工作變得更有效率了，我們的營業額也不斷上升。
用最小的努力得到最大的成果
我認為所謂「規劃設計」，就是無論是誰，不管實踐多少次，都會取得同樣成果的系統方法。
卓越的才能與堅強的意志
高學歷與性別
超強記憶力
也就是說，不依賴上述能力，用最小的努力獲得最大的成果，這就是我的「超級整理術」。當然，這需要制定一些規則，然後只要按規則行事，誰都可能取得同樣的成果。
現在，我自己每天就是按照這些規則行事的，我的員工們開展業務也都是按照這些規則行事的。
超級整理術的優點
為自己或公司導入「超級整理術」的最大好處就是：可以獲得最適合自己的工作環境。其結果就是：無論是誰，都可以減少時間與精力的浪費，更有效率地開展工作。
當今社會，如果一個公司沒有有效的規則，那是無法想像的。那樣的話，管理者和員工都會效率低下，即使每天加班到很晚，健康受損，積極性受挫，公司的業績也無法提高。這樣的後果是很可怕的。
也許有些人感覺自己的狀態就是這樣的，正有些不知所措呢，那麼就請讀一讀這本書吧。
本書的最大目的就是：
教您學會制定高效的整理規則和整理方法，使您獲得更充裕的時間，從而提高您的工作能力和工作效率。
第一章， 強調不整理的危險性，明確整理的重要性。
第二章， 介紹辦公桌以及文件的整理方法，這是工作的基礎。
第三章， 介紹現代人必須掌握的技能--關於電腦與電子郵件的整理方法，教您如何整理並活用那些日益龐大的信息。
第四章， 教您如何整理混亂的大腦，使之不斷產生新的創意。
第五章， 時間就是金錢，教您學會整理與金錢同樣重要的「時間」，學會相關的理念與方法。
總之，本書中介紹的「超級整理術」並不難，是每個人都可以掌握並通過實踐就能夠看到效果的。您看，就連以前很不擅長整理的我，在繁忙的工作之餘還能擠出時間與精力著書為大家介紹它，可見它是多麼有效！
衷心祝願您能掌握 「超級整理術」，把工作與學習安排得更有效率，讓人生取得更加豐碩的成果。如果此書能助您實現自己的事業目標，那麼沒有什麼比這更令人欣慰的了。
後記
估計有不少人因為時間不夠用而會發出這樣的感慨：如果再有點時間就好了！
但是，除非您認真思考過「如果有了可支配的時間，我將去做什麼」這個問題，否則，就算有了自由時間也不知道該做什麼的大有人在。
所以說，關鍵的是要確立目標，明確自己想要做什麼。然後再考慮該怎樣擠出時間，做自己想做的事情。
關於擠出時間的方法，建議您參考一下本書中的「超級整理術」。
如按照「超級整理術」去做的話，一開始可能會感覺相當困難。
俗話說「萬事開頭難」。一旦制定好「規則」並執行以後，漸漸地您會發現，您周邊的環境和您的思維，會自動地保持在一種被整理得很有序的狀態中。
哪怕是從一件小事著手，建議您立即開始參考本書中的方法，進行整理吧。
習慣了以後，您就可以根據自己的實際情況對「規則」進行調整，之後，您就可以擁有一套有著您自身特色的「超級整理術」了！
我曾經和四位跨行業的實業家朋友共同創立了旨在為全世界的日本企業家提供援助的志願者組織「JBN（在海外的日本人網路）」。
我們在夏威夷、新加坡、洛杉磯、香港、上海、溫哥華、悉尼等地都舉辦過公益性的講座以及交流研討會。
這四位實業家朋友在工作中都制定了自己獨特的「規則」，都非常擅長於整理自己的工作與思維。
下面就簡單介紹一下這幾位朋友
「JBN(在海外的日本人網路)成員」
石田淳
Will-PM International 株式會社董事長兼CEO。行為科學經營研究所所長。主要著作有：《短期內改變組織--行為科學經營》（鑽石出版社）等。
島津良智
Leader's Academy株式會社董事長兼CEO。著有：《下雨也喜悅》（前線出版社）等。
鮒谷周史
Second S他ge有限公司董事長。著有《工作是乘法》等。
本田直之
Leverage consulting株式會社董事長兼CEO。著有銷售量超過70萬本的暢銷書籍《杠桿作用》系列。
我這幾位朋友雖說都相當繁忙，但因為他們都按照「超級整理術」制定了自己的工作「規則」，從而節約出時間，用來策劃在世界各地舉辦的JBN活動。並且，通過與常駐世界各地的日本企業家交流經驗、交換信息，大家自身也學到了很多知識，得到了很大的提高。
可以說，在這個超越了國境的大環境中，我們的付出得到了更大的回報。
所以說，「超級整理術」不僅可以使工作高效化、取得更大的工作成果，還可以使您擁有更多的自由時間，使自身能力得到進一步提高。
如果本書中所介紹的整理竅門能夠對各位的自身發展有所幫助並能夠使各位朋友的生活更加充實，作為本書著者，我將會感到無比欣慰。
日本金融學習協會株式會社董事長
泉正人
2008年9月
文摘
第二章 關於文件和辦公桌的整理
第二節 及時整理資料是為了有效利用信息
我們身邊會有很多紙質文件，如：企劃書和提案書、參考資料、合同、賬單、宣傳冊等等，這些是我們辦公環境的重要組成部分。無論電腦和「無紙化辦公」多麼普及，信息流通仍然離不開這些紙質文件。所以，如何科學地收納它們，是一項重要的整理技能。
但也無需考慮得太復雜。凡是過於復雜的事，一般都很難堅持，整理也一樣，為了不半途而廢，我介紹的整理術都很簡單。
先准備下列幾樣工具吧：
托盤
透明文件夾
口袋式的透明文件夾
小文件櫃（或抽屜式的小信箱）
大紙盒
有了這些工具，再分三個步驟進行整理，只要您邁出第一步，後面就很簡單了。
文件分為「正在辦理狀態」和「保存狀態」
文件一般可分為兩類：
正在辦理狀態：與目前手頭工作有關的、或是看過後決定保留的文件。
已辦、需保存狀態：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發票等。
也就是說，正在辦理的文件，等到辦理完畢後，要麼變成第二種狀態，即需要保存起來，要麼就應及時丟棄。整理時最基本的步驟就是---首先把文件大致分為以上兩類。
正在辦理的文件因為使用頻率高，應盡量擺放得離手邊近一點，以方便隨時拿到。文件用完後應及時存放，存放時也應盡量使用透明文件夾，這樣可以對文件內容一目瞭然。
而那些已辦好、需保存起來的文件，因為不常用，建議放進書櫥或紙箱內保存。如果放進大文件夾保存的話，應在文件夾側面貼上標簽，標上內容，做到一目瞭然。
只要做到上述幾項，就可以說達到了整理的效果，可以確保您工作時「需要的物品」都集中擺放在您手邊了。
「正在辦理文件」和「需保存文件」的整理方法
我自己工作時，喜歡用兩層的小托盤和透明文件夾來存放「正在辦理文件」。
每收到一份新的文件，我就把它放在小托盤的上層，能辦理的盡快辦理，辦完就處理掉，沒辦完就先保存起來。
正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件夾內，因為透明文件夾既便於攜帶又一目瞭然。這些文件夾也應盡量放在辦公桌的附近，以便於伸手就能拿到。
關於「已辦好、需保存」的文件，我也把它們大致分為三類：
近期需要用到的
需要存放起來的
不知以後是否需要，暫且保存起來的
對我來說，「近期需要用到的」東西包括經營數據統計表、市場統計表、企劃書等等。也包括眼下暫時用不到，但下個月，或幾個月以後將要用到的文件，這些我都會放在透明文件夾內。
「需要存放起來的」文件，包括合同、發票等重要文件，我會把它們按類別分別放進口袋式透明文件夾內保管。一些較少用到的文件，我會把它們按內容分類（如企劃書、請求書等），放進抽屜里保管。
「不知以後是否需要，暫且保存起來的」文件，往往和工作有關，「現在不需要，但不知哪天也許會用上」，這類文件因為平時用得不多，所以沒必要整理得很細，只需要把它們保存在文件夾中，用紙箱裝起來就可以了。到了年底大掃除時，越是箱子下面的文件，越可以先丟棄。
至於那些既不屬於「正在辦理」、又不屬於「需要保存」的文件，直接處理掉就可以了。
統一大小和形狀
文件、發票等有各種大小和形狀，一般來說，用A4紙列印的文件最多，郵件有明信片大小的，一些項目的詳細進度表往往是用A3紙列印的。
我建議，盡量把文件統一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會不整齊，還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會夾雜著小紙頁，不小心就會把小紙頁弄丟。再說，購買用於整理的文件夾時，如都是A4尺寸的，也比較統一，還可以節約成本。
實在有大尺寸的資料，就把它復印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來的信息、或是寫在小記事本上的內容，如果比A4小，我建議要麼把它們輸入電腦，要麼用訂書機訂在A4紙上。
我個人很喜歡用訂書機，不光在把文件裝訂成冊時用，想把一些小紙頁固定到A4紙上時，我一般不用膠水，而是用訂書機一訂就好了。
我還建議，把大文件夾的顏色也統一起來吧。比如說，藍色的用於存放「預算」類的，黑色的用於存放「資料」類的，這種方法很有效。但如果顏色種類太多，連本人都想不起來「某種顏色代表什麼內容」時，那就失去意義了。
總之，規則要簡單到不費腦子的程度，才是最好的。
把正在操作中的文件放進透明文件夾中
對於正在辦理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來，必要時又可以在桌上攤開，不需要時隨時可以丟棄，如需加上新的紙頁也很方便，無色、透明的文件夾最好用。
正在辦理的文件，最好根據項目分開保存，只要是和這個項目有關的東西，統統放進去，如一個放不下時，可分為幾個擺放，或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。
使用透明文件夾時如注意到以下細節就更好了：
（1） 給透明文件夾加上封面
封面可用A4紙，上面寫清項目和合作方名稱，以及開始日期
（最好用6位數，如080801），這樣的話，就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯。
所謂封面，也就是夾進此文件夾最上面的那張紙，用WORD文檔的固定格式打出來放進去就可以了，我因為經常用到，所以把這個固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。
當然，有時沒有封面也能知道其中的內容，但畢竟有封面的話，可以對內容一目瞭然，也不必再一一翻看，因為那些翻看的時間也算是白白浪費掉的。為了減少時間的浪費，請給透明文件夾里的內容加上封面吧。
（2） 保管在大文件夾內
透明文件夾建議豎著放進大文件夾內進行保管，因為會頻繁用到，所以就把它們擺放在辦公桌附近吧，如文件櫃上等。
要是辦公桌附近沒有擺放的地方，也可以把大文件夾整個地放進辦公桌的抽屜里。
把透明文件夾放進大文件夾時，如果數量不多，也就無所謂什麼順序，如果數量比較多的話，為了避免日後找起來麻煩，就需要進行適當的分類。
比如說，有一種方法叫作「使用頻度分類法」，此分類法很有名，野口悠紀雄先生的《超整理法》一書中也有過介紹。
其實做起來很簡單，就是「凡取出一份文件，還原時都從左側擺放」，其結果是，使用頻率高的文件，都集中在左側。
如果大文件夾都擺滿了，就可以把位於右側的、使用頻率低的文件歸為「已辦理、需保存」的那類或直接處理掉。
不過，別忘了上述方法只適用於「正在辦理的文件」，平時基本用不到的「已辦理、需保存」類文件最好還是按項目或內容進行分類，然後按照五十音圖的順序排列起來比較好。
托盤的使用方法
請求書、合同、企劃書以及准備仔細閱讀的郵件等，最好用雙層托盤來擺放。頁數很多的話，可放進透明文件夾中，因為都是近期要處理的文件，所以托盤應放在辦公桌上顯眼的地方。
雙層托盤的上層放新文件，下層放舊文件。具體的順序就是「新到文件」--「保留文件」--「待辦文件」--「已辦文件」，總之，是按照時間來排序的。
「新到文件」指那些剛收到的文件或傳真等等，明顯沒有用的就丟棄，剩下的先放進托盤上層，等有空時再辦理。辦理時如果遇見一些問題，無法馬上辦完時，就把它們放進「保留文件」的托盤里去吧。
重要的已辦文件用大文件夾保管
整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁數的，也有插孔型、可調節頁數的，我一般用可自由調節頁數的大文件夾。
使用這種大文件夾的幾個要點是；
（1）放進大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的「半袋」系列，它的價格雖比一般產品貴一點，但特別好用。當放入多份文件時，很容易確認後面文件的內容。
（2）在大文件夾的側面加上標簽，比如說，關於我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側面全部按照「登記冊」、「合同」、「租賃者資料」等分類註明。
關於標簽中的項目名稱與順序，如「A公寓」 與「B公寓」，即使是兩套不同內容的資料，也應相互統一，這樣找起來會更加方便。
有一種專門列印不幹膠目錄條的機器，只要把信息登記在內，它就會按順序列印出所需要的目錄或標簽。
（3） 按五十音圖順序排列
如果說存放著正在辦理類文件的透明文件夾按照時間順序排列比較好的話，那麼，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。
當然，根據業務內容和文件種類，也有其他比較好的分類方法，可以根據自己的需要選擇最合適的一種。
關於分類方法，主要有以下幾種：
按五十音圖分類
按項目分類（標明某某項目或某某企劃）
按內容分類（如報價表、工作日程表等）
按客戶名稱分類
按日期分類
但並不是說，一旦決定按五十音圖分類，就必須全部按照五十音圖分類，也可以有例外。
比如說，一般文件按照五十音圖分類，僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應靈活一些，要記住分類的目的是使自己工作起來更方便。
決定分類方法時，應以「是不是能立刻找到」、「還原時是否方便」
、「是否便於拿出來」等原則為基準，也應注意不要過度分類。
需要暫時保管的東西
辦理完的文件、沒必要放進大文件夾里的文件都應及時丟棄。對於「不知是否還有用、先保管起來再說」的文件，我喜歡用紙箱來保存。
一般放進紙箱的文件，基本都是不會再翻看的，只能說是為了「預防萬一」才保存起來的。這些文件到了年底大掃除時就一並丟棄了吧。我覺得保存期為一年就足夠了，如果覺得「一年或許會用到一次」的資料，第二年卻根本沒用到的話，也盡快丟掉吧。